地址:深圳市龍華區(qū)民治大道648號牛欄前大廈C1317
聯(lián)系人:周安民
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郵箱:382324524@qq.com
會前
1. 與會務委托方洽談
首先,用面談及其他方式與委托方進行初步溝通,搜集資料,來了解委托方背景文化等;其次,確認委托方高階主管對此次活動的期許及愿景。
2. 提供會務方案及議價
針對委托方需求提出預案供選擇(包含就會務場地、餐飲場所、菜譜樣式、會務交通、接待流程等方面達成一致意見)。
3. 場地考察
安排委托方代表到目的地考察酒店、會務場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設備細節(jié)等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內(nèi)容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。
4. 確認方案簽訂協(xié)議,預付定金
這個時間需要的是耐心與細致——雙方共同推敲設想的流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務與責任,并簽署相關(guān)服務協(xié)議,預付定金。
5. 會務安排實施
嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議,是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會務的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
會中
1. 會前接待——準備好會務所需要的會務資料,會務用品,會務演講稿等會務相關(guān)物品。
2. 會務接待——專人負責機場、車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務。提前做好酒店、會務室布置(如宣傳聘制作、背景板制作、會場綠化、擺放歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等)。
3. 會務室——專人到會務室檢查會務室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4. 客房——房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
5. 餐廳——用餐時間、用餐標準及特殊客人(少數(shù)民族)的確認。
6. 娛樂——娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
7. 旅游——旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
8. 交通——車輛預訂、人數(shù)及線路確認。
會后
1. 資料——會后資料用品整理、通訊錄制作、合影留念,提供文秘服務及相關(guān)服務(如資料印刷、打字復印、翻譯服務……禮品推薦及采購等)。
2. 結(jié)賬——提前列出消費明細匯總表,提供會務過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明,專人與客戶進行核對并結(jié)帳。
3. 反饋、總結(jié)、客服——定期回訪和最新資訊反饋。
地址:深圳市龍華區(qū)民治大道648號牛欄前大廈C1317 電 話:0755-2377 8217 電子信箱:382324524@qq.com
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